Kennen Sie das Szenario? Die Steuerprüfung kündigt sich an und plötzlich wird die Suche nach einem wichtigen Beleg zur frustrierenden Herausforderung? Mit einer digitalen Belegarchivierung gehören solche Situationen der Vergangenheit an. Doch was ist in Sachen GoBD und DSGVO zu beachten? Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Anforderungen der GoBD und DSGVO erfüllen, ohne sich in bürokratischen Details zu verlieren.

Grundlagen der rechtssicheren digitalen Belegarchivierung

Eine ordnungsgemäße digitale Archivierung beginnt mit dem Verständnis der grundlegenden Anforderungen. Bei der Implementierung eines digitalen Archivierungssystems müssen Sie sicherstellen, dass digitale Belege in ihrem Originalformat unveränderbar gespeichert werden, während gleichzeitig die Vollständigkeit aller geschäftsrelevanten Dokumente gewährleistet ist.

Ebenso wichtig ist die Nachvollziehbarkeit des gesamten Prozesses von der Belegerfassung bis zur Archivierung sowie die jederzeitige Zugänglichkeit der archivierten Belege für berechtigte Personen. Diese Grundprinzipien bilden das Fundament für eine rechtssichere digitale Archivierung und sind maßgeblich in den Anforderungen der GoBD und der DSGVO verankert.

GoBD-Anforderungen — praxisnah erklärt

Unveränderbarkeit

Die GoBD verlangen, dass digitale Belege unveränderbar archiviert werden. Das bedeutet in der Praxis:

• Setzen Sie auf Systeme mit einer technischen Lösung zur Unveränderbarkeit – von spezialisierten DMS-Lösungen bis hin zu einfacheren Systemen mit entsprechenden Protokollierungsfunktionen
• Dokumentieren Sie Ihre Vorgehensweise – ein gut beschriebener Prozess ist halb gewonnen
• Definieren Sie klare Zugriffsrechte – nicht jeder Mitarbeiter braucht Zugang zu allen Belegen

Ein einfacher Ordner auf dem Server reicht übrigens nicht aus – auch wenn das in vielen Unternehmen noch gängige Praxis ist.

Aufbewahrungsfristen

Gute Nachrichten: Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wurden mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (seit Januar 2025) für Buchungsbelege verkürzt:

• 8 Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen, Kostenbelege und Quittungen (vorher 10 Jahre)
• 10 Jahre für Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
• 6 Jahre für empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen

Die Frist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Bei laufenden Verfahren wie Betriebsprüfungen müssen die Unterlagen über die reguläre Frist hinaus aufbewahrt werden.

Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation muss keine juristische Doktorarbeit sein. Beschreiben Sie einfach nachvollziehbar:

• Welche Systeme Sie für die Belegarchivierung nutzen
• Wie der Prozess von der Erfassung bis zur Archivierung abläuft
• Wer welche Zugriffsrechte hat und warum
• Wie Sie Ihre Daten sichern und vor Verlust schützen

Je klarer und verständlicher, desto besser – auch für Ihre eigenen Mitarbeiter.

Formatkonversion

Wenn Sie Papierbelege scannen oder digitale Dokumente konvertieren, gilt:

• Dokumentieren Sie den Vorgang (wer hat wann was gescannt/konvertiert)
• Stellen Sie sicher, dass alles lesbar und vollständig bleibt
• Bei strukturierten Formaten wie ZUGFeRD-Rechnungen: Bewahren Sie sowohl das visuelle PDF als auch die zugrundeliegenden XML-Daten auf

DSGVO und digitale Belege

Vorrang der Aufbewahrungspflicht

Gute Nachricht: Bei Geschäftsbelegen haben die Aufbewahrungspflichten nach GoBD in der Regel Vorrang vor dem Recht auf Löschung nach DSGVO (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Sie müssen also keine Belege vorzeitig löschen, nur weil sie personenbezogene Daten enthalten.

Datenschutz durch Technik

Die DSGVO fordert „Privacy by Design“ – das bedeutet konkret:

• Verschlüsseln Sie sensible Daten, besonders wenn sie in der Cloud gespeichert werden
• Beschränken Sie den Zugriff auf diejenigen, die ihn wirklich benötigen
• Reduzieren Sie personenbezogene Daten, wo es möglich ist (müssen wirklich alle Kundendaten auf jeder internen Notiz stehen?)

Nach Fristablauf

Erstellen Sie einen klaren Plan:

• Was passiert mit den Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist?
• Wie wird die Löschung dokumentiert?
• Wer ist verantwortlich?

Betroffenenrechte

Die DSGVO gibt Personen das Recht zu erfahren, welche Daten Sie über sie gespeichert haben:

• Ihr Archivierungssystem sollte eine schnelle Suche nach personenbezogenen Daten ermöglichen
• Sichern Sie die Übermittlung von Auskünften (z.B. verschlüsselte E-Mails)
• Achten Sie darauf, dass Sie die Identität des Anfragenden überprüfen

GoBD und DSGVO — Wo sich die Anforderungen überschneiden

Beide Regelwerke haben mehr gemeinsam, als man denkt:

• Beide wollen Daten schützen – die GoBD vor Manipulation, die DSGVO vor Missbrauch
• Beide setzen auf klare Prozesse und Dokumentation
• Beide verlangen technische Sicherheitsmaßnahmen

In der Praxis sollten Sie einen integrierten Ansatz wählen: Entwickeln Sie eine Archivierungslösung, die beide Regelwerke gleichzeitig erfüllt, statt zwei separate Systeme zu pflegen.

Rechtssicherheit ohne Überaufwand

Die Einhaltung von GoBD und DSGVO bei der digitalen Belegarchivierung ist keine Raketenwissenschaft. Mit den richtigen Systemen, klaren Prozessen und einer verständlichen Dokumentation schaffen Sie eine solide Grundlage. Und das Beste: Eine gut durchdachte digitale Archivierung macht nicht nur die Behörden glücklich, sondern auch Ihre Mitarbeiter, die nicht mehr stundenlang nach dem einen Beleg suchen müssen.

Unser Team unterstützt Sie bei der Implementierung einer Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt – ohne unnötigen Ballast, aber mit allem, was für die Rechtssicherheit nötig ist. Kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular.

Bildquelle: Bild generiert mit DeepAI