Excel ist der treue Begleiter, mit dem viele von uns aufgewachsen sind – vertraut, verlässlich und scheinbar unverzichtbar. Mit über 81 % Nutzungsrate in Unternehmen ist Excel zwar nach wie vor der Platzhirsch der Bürosoftware, doch moderne ERP-Systeme revolutionieren die Art, wie zukunftsorientierte Unternehmen ihre Prozesse gestalten. Wir erklären, wann sich der Umstieg auf ein ERP-System lohnt.
Wenn Excel an seine Grenzen kommt
Excel bietet mit über 450 verschiedenen Funktionen eine beeindruckende Vielseitigkeit. Dennoch zeigen sich im Unternehmensalltag deutliche Grenzen: Die manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig, Änderungen sind schwer nachvollziehbar und die fehlende Echtzeitaktualisierung erschwert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
Besonders problematisch wird es bei sensiblen Daten, da Excel keine ausreichenden Sicherheitsmechanismen und Zugriffskontrollen bietet. Diese Einschränkungen können sich mit wachsender Unternehmensgröße zu echten Geschäftsrisiken entwickeln.
Was moderne ERP-Systeme leisten
ERP-Systeme bieten durch ihre integrierte Struktur entscheidende Vorteile für wachsende Unternehmen. Im Kern steht die Automatisierung wiederkehrender Prozesse, wodurch manuelle Eingaben minimiert und Fehlerquellen reduziert werden. Die zentrale Datenhaltung gewährleistet, dass alle Abteilungen stets mit aktuellen Informationen arbeiten.
Durch detaillierte Zugriffsrechte und automatische Protokollierung wird zudem die Datensicherheit erheblich verbessert. Die Echtzeitfähigkeit moderner ERP-Systeme ermöglicht eine sofortige Verfügbarkeit aller relevanten Geschäftskennzahlen und schafft damit eine verlässliche Basis für strategische Entscheidungen.
Wann lohnt sich der Umstieg auf ein ERP-System?
Die Entscheidung zwischen Excel und einem ERP-System hängt von verschiedenen Faktoren ab. Für Kleinstunternehmen und Start-ups in der Anfangsphase ist Excel oft die praktikablere Lösung. Mit überschaubaren Prozessen, wenigen Mitarbeitern und einer geringen Datenmenge können die grundlegenden Funktionen von Excel durchaus ausreichen. Auch der geringe Kostenaufwand und die schnelle Implementierung sprechen in dieser Phase für Excel-basierte Lösungen.
Der Wendepunkt kommt meist dann, wenn Unternehmen ein bestimmtes Wachstumsstadium erreichen. Typische Anzeichen dafür sind:
Komplexe Unternehmensprozesse
Die Komplexität der Geschäftsprozesse nimmt zu, beispielsweise durch neue Produktlinien oder zusätzliche Vertriebskanäle. Wenn Mitarbeiter zunehmend Zeit damit verbringen, Daten zwischen verschiedenen Excel-Tabellen zu übertragen oder nach Informationen zu suchen, ist dies ein deutliches Warnsignal. Auch wenn die Anzahl der Mitarbeiter wächst und mehr Menschen gleichzeitig auf Daten zugreifen müssen, stoßen Excel-Lösungen schnell an ihre Grenzen.
Branchenspezifische Anforderungen
Besonders relevant wird ein ERP-System für Unternehmen im produzierenden Gewerbe, wo Materialwirtschaft, Produktionsplanung und Logistik eng verzahnt sind. Auch Handelsunternehmen mit umfangreichen Lagerbeständen und komplexen Lieferketten profitieren erheblich von der Integration ihrer Prozesse in einem ERP-System. Im Dienstleistungssektor wird der Umstieg spätestens dann wichtig, wenn die Ressourcenplanung und Projektsteuerung mit Excel zu zeitaufwändig und fehleranfällig wird.
Die richtige Unternehmensgröße für den Umstieg
Eine Faustregel besagt, dass der Umstieg auf ein ERP-System meist ab einer Unternehmensgröße von 20-50 Mitarbeitern sinnvoll wird. Allerdings ist dies keine fixe Grenze – entscheidend sind vielmehr die Komplexität der Geschäftsprozesse und das Wachstumspotenzial des Unternehmens. Wer bereits in einer frühen Phase seines Unternehmenswachstums auf ein ERP-System setzt, kann von Anfang an skalierbare und professionelle Strukturen aufbauen.
Smart Working statt Hard Working
Was früher stundenlange Planungsarbeit in Excel bedeutete, erledigt ein modernes ERP-System in Sekundenschnelle. Nehmen wir das Beispiel einer Produktionsplanung: Während in Excel mühsam Materialbestände, Maschinenverfügbarkeiten und Personalkapazitäten in verschiedenen Tabellen abgeglichen werden mussten, zeigt das ERP-System sofort den aktuellen Status. Wird ein größerer Auftrag eingebucht, prüft das System automatisch die Materialverfügbarkeit, plant Produktionszeiten ein und warnt frühzeitig vor möglichen Engpässen. Bei drohenden Materialengpässen können Einkäufer unmittelbar reagieren, da sie automatisch benachrichtigt werden.
Sprungbrett in die digitale Zukunft
Während Excel für kleine Unternehmen und spezifische Anwendungsfälle weiterhin seine Berechtigung hat, bieten moderne ERP-Systeme besonders für wachsende Unternehmen erhebliche Vorteile. Die Investition in ein ERP-System bedeutet nicht nur eine Modernisierung der IT-Infrastruktur, sondern auch eine strategische Entscheidung für mehr Effizienz, bessere Datensicherheit und zukunftsfähige Geschäftsprozesse.
Die Implementierung eines ERP-Systems sollte dabei als kontinuierlicher Prozess verstanden werden, der schrittweise erfolgen kann. Der langfristige Nutzen durch automatisierte Prozesse, verbesserte Datenqualität und effizientere Arbeitsabläufe überwiegt dabei deutlich die anfänglichen Implementierungskosten und Schulungsaufwände. Unternehmen, die diesen Schritt wagen, schaffen damit die Grundlage für eine erfolgreiche digitale Transformation ihrer Geschäftsprozesse. Wir unterstützen Sie dabei.
