Was das Finanzamt von digitalen Belegen erwartet

Bevor wir ins Detail gehen, müssen wir kurz über die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sprechen. Sie sind das A und O der digitalen Buchhaltung und legen fest, wie digitale Belege beschaffen sein müssen, damit sie vom Finanzamt anerkannt werden. Die wichtigsten Punkte sind:

• Unveränderbarkeit: Der digitale Beleg darf nach der Erfassung nicht mehr verändert werden können.
• Vollständigkeit: Alle relevanten Informationen des Originalbelegs müssen enthalten sein.
• Nachvollziehbarkeit: Der Beleg muss einer Buchung eindeutig zugeordnet werden können.
• Zeitgerechtheit: Die Erfassung sollte zeitnah zum Geschäftsvorfall erfolgen.
• Ordnung: Eine logische Ablagestruktur muss gewährleistet sein.

Warum ein Handyfoto allein nicht ausreicht

Ein schnelles Foto mit der Standard-Kamera-App Ihres Smartphones birgt leider einige Risiken, die den GoBD widersprechen könnten:

1. Qualität: Das Foto ist oft unscharf, überbelichtet, spiegelnd oder hat ungünstige Schatten. Wichtige Details wie Betrag, Datum oder Steuernummer sind nicht mehr lesbar. Das macht den Beleg unvollständig.
2. Dateiformat und Metadaten: Ein einfaches JPG-Bild enthält oft keine Informationen darüber, wann, wo und wie es aufgenommen wurde, oder lässt sich leicht bearbeiten.
3. Fehlende Protokollierung: Es gibt keine automatische Dokumentation des Scanvorgangs oder der Zuordnung zum Geschäftsvorfall.
4. Fehlende Archivierung: Das Foto liegt vielleicht nur in Ihrer Handygalerie – nicht in einem revisionssicheren System.

Wenn der Beleg aufgrund dieser Mängel nicht den GoBD entspricht, dürfen Sie das Original nicht entsorgen. Bei einer Betriebsprüfung könnte das zu Problemen oder sogar Hinzuschätzungen führen, da die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung infrage gestellt wird.

So wird Ihr Smartphone GoBD-konform

Heutzutage gibt es einfache Lösungen, mit denen Sie Ihr Smartphone GoBD-tauglich machen können. Hier sind die wichtigsten Merkmale, die eine App oder ein System erfüllen muss:

• Automatisierte Qualitätserkennung: Gute Apps erkennen, ob das Bild unscharf ist, passen Belichtung und Kontrast an und „begradigen“ den Beleg. Sie stellen sicher, dass alle Informationen lesbar sind.
• Revisionssichere Speicherung: Die App oder die Schnittstelle zum Buchhaltungssystem speichert den Beleg in einem unveränderbaren Format (z.B. PDF/A) und versieht ihn mit einem Zeitstempel.
• Direkte Zuordnung: Sie können den Beleg sofort nach dem Scan einer Kategorie, einem Projekt oder einem Lieferanten zuordnen, Notizen hinzufügen und ihn direkt in Ihr digitales Buchhaltungssystem (z.B. DATEV Unternehmen online, Lexoffice, sevDesk) hochladen.
• Verfahrensdokumentation: Die Nutzung einer solchen App ist Teil Ihrer gesamten digitalen Strategie, die in Ihrer Verfahrensdokumentation beschrieben wird. Diese Dokumentation ist der Nachweis gegenüber dem Finanzamt, dass Ihr digitaler Prozess GoBD-konform ist.

Unser Tipp: Viele Buchhaltungsprogramme bieten eigene Apps (z.B. DATEV Upload mobil), die genau auf diese Anforderungen ausgelegt sind. Auch einige unabhängige Scan-Apps sind in der Lage, revisionssichere Scans zu erstellen und diese dann in Ihr Buchhaltungssystem zu exportieren.

Belege mit dem Smartphone scannen – ja, aber richtig

Das Smartphone ist ein einfaches, aber effektives Werkzeug für die digitale Belegbuchführung. Es erspart Ihnen das Sammeln von Papierbelegen und den späteren Scanner-Marathon im Büro. Denken Sie daran: Ein einfacher Schnappschuss in der Galerie ist keine GoBD-konforme Lösung.

Nutzen Sie stattdessen spezialisierte Apps oder die mobilen Funktionen Ihrer Buchhaltungssoftware. Damit sind Sie auf der sicheren Seite und können Ihre Originalbelege guten Gewissens entsorgen.