Stellen Sie sich vor, das Telefon klingelt und am anderen Ende ist das Finanzamt: Eine Betriebsprüfung steht an. Für viele Unternehmer ein Moment mit erhöhtem Puls. Dabei ist eine Betriebsprüfung meist ein routinierter Vorgang. Mit digitaler Buchhaltung sind Sie oft besser vorbereitet, als Sie denken. Wir erklären, was auf Sie zukommt, welche Rechte und Pflichten Sie haben und wie Sie dank digitaler Prozesse optimal vorbereitet sind.

Was passiert, wenn der Prüfer kommt?

Bevor der Prüfer überhaupt bei Ihnen auf der Matte steht, erhalten Sie in der Regel eine Prüfungsanordnung. Darin stehen wichtige Informationen:

• Wer wird geprüft (Ihr Unternehmen).
• Welcher Zeitraum geprüft wird (oft die letzten drei Jahre).
• Was geprüft wird (z.B. Umsatzsteuer, Einkommensteuer).
• Wann die Prüfung beginnt.

Ein aktuelles BMF-Schreiben vom 17. Februar 2025 hat die Rahmenbedingungen für die Anordnung und den Ablauf von Außenprüfungen nochmals präzisiert. Es betont unter anderem die Wichtigkeit einer transparenten Kommunikation und einer frühzeitigen Terminabstimmung mit dem Steuerpflichtigen. Ihre Kanzlei ist hier Ihr erster Ansprechpartner, um den Termin optimal zu koordinieren.

Am Tag der Prüfung geht es dann los. Der Prüfer stellt sich vor, erläutert nochmals den Prüfungszeitraum und -umfang. Dann beginnt er mit seiner Arbeit, die sich grob in folgende Phasen unterteilen lässt:

1. Informationsaustausch & Vorlage von Unterlagen: Der Prüfer benötigt Zugriff auf Ihre Bücher und Belege. Hier kommt die digitale Buchhaltung ins Spiel!
2. Prüfung & Analyse: Der Prüfer gleicht Ihre Angaben mit den gesetzlichen Vorgaben ab, sucht nach Unstimmigkeiten und prüft die Richtigkeit Ihrer Aufzeichnungen.
3. Schlussbesprechung: Nach Abschluss der Prüfung gibt es ein Gespräch, in dem die Ergebnisse und eventuelle Beanstandungen besprochen werden. Hier haben Sie die Möglichkeit, Stellung zu nehmen.
4. Prüfungsbericht & Bescheid: Die Ergebnisse werden in einem Prüfungsbericht festgehalten, der die Grundlage für eventuelle neue Steuerbescheide bildet.

Welche Daten verlangt der Betriebsprüfer und wie erleichtern Sie es ihm (und sich selbst)?

Früher schleppte der Prüfer Aktenordnerweise Unterlagen. Heute möchte er – dem Fortschritt sei Dank – Ihre Daten primär digital haben. Das Finanzamt hat verschiedene Zugriffsrechte auf digitale Daten:

• Z1-Zugriff (unmittelbarer Datenzugriff): Der Prüfer darf direkt auf Ihr System zugreifen (oft im Lesemodus) und sich die Daten ansehen. Das ist meist bei größeren Unternehmen der Fall.
• Z2-Zugriff (mittelbarer Datenzugriff): Sie überlassen dem Prüfer Datenträger (USB-Stick, CD), auf denen Ihre relevanten Buchhaltungsdaten gespeichert sind.
• Z3-Zugriff (Datenträgerüberlassung zur Auswertung): Der gängigste Fall bei kleinen und mittleren Unternehmen. Sie exportieren Ihre Daten in einem maschinell auswertbaren Format (z.B. IDEA-Format) und stellen sie dem Prüfer zur Verfügung. Er wertet diese dann mit seiner eigenen Software aus.

Genau hier ist es von Vorteil, wenn Ihre Buchhaltung bereits digitalisiert ist. Anstatt Ordner zu wälzen und nach einzelnen Belegen zu suchen, können Sie dem Prüfer die Daten einfach elektronisch übermitteln.

Moderne Buchhaltungssysteme sind darauf ausgelegt, die relevanten Daten im GoBD-konformen und vom Finanzamt gewünschten Format (wie dem IDEA-Format) zu exportieren.

Hinzuschätzungen vermeiden

Eines der größten Schreckgespenster bei einer Betriebsprüfung sind Hinzuschätzungen. Diese erfolgen, wenn das Finanzamt erhebliche Mängel in Ihrer Buchführung feststellt, die dazu führen, dass die tatsächlichen Besteuerungsgrundlagen nicht ermittelt werden können.

Fehlen zum Beispiel wichtige Belege, sind Kassenaufzeichnungen lückenhaft oder die Buchführung ist nicht nachvollziehbar, kann das Finanzamt Einnahmen oder Gewinne schätzen. Das führt in fast allen Fällen zu Steuernachzahlungen.

Um dies zu vermeiden, sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) entscheidend.

Eine digitale Buchhaltungslösung, die den GoBD entspricht, bietet hier eine wichtige Absicherung:

• Revisionssichere Archivierung: Digitale Belege werden manipulationssicher und langfristig archiviert, wobei die Verknüpfung zur zugehörigen Buchung jederzeit gewährleistet ist.
• Verfahrensdokumentation: Die Erstellung einer detaillierten Verfahrensdokumentation ist ein zentraler Bestandteil der GoBD-Konformität. Dieses Dokument beschreibt alle Prozesse der digitalen Belegverarbeitung, von der Erfassung über die Archivierung bis zur Auswertung. Es dient als Nachweis, dass die Buchführung ordnungsgemäß geführt wird, und ist ein wichtiges Instrument zur Vermeidung von Hinzuschätzungen.

Verhalten während der Prüfung

Auch wenn der Gedanke an eine Betriebsprüfung Unbehagen bereitet: Bewahren Sie Ruhe. Sie haben Rechte und Pflichten, und Ihr Steuerberater ist Ihr wichtigster Partner in dieser Situation. Dieser ist mit den rechtlichen und verfahrenstechnischen Aspekten vertraut und kann die Interessen des Unternehmens optimal vertreten. Dazu gehört das Recht auf Anwesenheit des Steuerberaters bei allen Gesprächen und Prüfhandlungen.

Zu den Pflichten zählt die Auskunftspflicht über steuerlich relevante Sachverhalte sowie die Bereitstellung der geforderten Unterlagen und Daten in der vorgeschriebenen Form. Eine frühzeitige und vollständige Bereitstellung der Informationen kann den Prüfungsablauf beschleunigen und Rückfragen minimieren.

Bei Unsicherheiten bezüglich bestimmter Fragen oder der Bereitstellung von Dokumenten sollte stets Rücksprache mit dem Steuerberater gehalten werden, um keine nachteiligen Informationen zu geben oder die Zusammenarbeit unnötig zu erschweren.

Digitale Buchhaltung als Basis für eine gelassene Prüfung

Eine Betriebsprüfung muss kein Albtraum sein. Mit einer gut geführten, idealerweise digitalisierten Buchhaltung sind Sie bestens vorbereitet. Sie haben die Daten sofort zur Hand, Ihre Prozesse sind transparent und revisionssicher. Das spart nicht nur Nerven, sondern minimiert auch das Risiko von unangenehmen Überraschungen wie Hinzuschätzungen.

Sie möchten sich optimal auf die nächste Betriebsprüfung vorbereiten oder Ihre Buchhaltung endlich digitalisieren, um für alle Eventualitäten gewappnet zu sein? Kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular.

Bildquelle: Bild generiert mit DALL·E