Eine Betriebsprüfung steht an und der Prüfer möchte Ihre Verfahrensdokumentation sehen. In genau diesem Moment merken viele Unternehmen: Entweder gibt es das Dokument gar nicht, oder es ist längst nicht so vollständig, wie es sein müsste. Wir klären, warum sie wichtig ist, wo typische Stolperfallen lauern und geben Ihnen eine Checkliste an die Hand.

Was ist eine GoBD-Verfahrensdokumentation?

Eine GoBD-Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Sie Ihre Buchhaltung organisieren – von der Belegerfassung bis zur Archivierung. Sie ist wie ein Fahrplan, der dem Finanzamt beweist, dass Ihre Prozesse rechtssicher sind. Ohne sie riskieren Sie, dass Ihre Buchhaltung bei einer Prüfung nicht anerkannt wird.

Die gute Nachricht: Mit ein paar klaren Regeln und der richtigen Software ist GoBD-Konformität kein Hexenwerk. Doch es gibt typische Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Typische Stolpersteine bei der GoBD

Viele Unternehmen machen unbeabsichtigt Fehler, die das Finanzamt auf den Plan rufen können. Hier die häufigsten Stolpersteine:

• Fehlende Verfahrensdokumentation: Ohne eine schriftliche Beschreibung Ihrer Prozesse (z. B. wie Sie Belege scannen oder archivieren) ist Ihre Buchhaltung nicht GoBD-konform.

• Unvollständige Belege: Belege ohne Pflichtangaben (z. B. Rechnungsnummer, Steuerbetrag) werden vom Finanzamt nicht anerkannt.

• Falsches Scannen: Scans mit schlechter Qualität (z. B. unleserlich oder zu niedrige Auflösung) oder in veränderbaren Formaten (z. B. normales PDF statt PDF/A) gelten als nicht GoBD-konform und können bei einer Prüfung schnell zum Problem werden.

• Keine Kontrollen: Ohne regelmäßige Prüfungen (z. B. Plausibilitätschecks für Umsatzsteuer) riskieren Sie Fehler, die bei der Prüfung auffallen.

• Nicht eingehaltene Aufbewahrungsfristen: Belege müssen gemäß den gesetzlichen Vorgaben archiviert werden – auch digital.

Solche Fehler können zu Nachforderungen und unnötigem Stress führen. Deshalb besser jetzt handeln, um später keine bösen Überraschungen zu erleben.

Checkliste: Bin ich GoBD-konform?

Mit unserer Checkliste können Sie Schritt für Schritt prüfen, ob Ihre Buchhaltungsprozesse GoBD-konform sind. Bei offenen Fragen unterstützen wir Sie gern.

Belegerfassung und -verarbeitung

• Erfassen Sie alle Belege vollständig (z. B. mit Rechnungsnummer, Datum, Steuerbetrag)?
• Nutzen Sie GoBD-konforme Software oder Apps (z. B. DATEV, WISO, sevDesk)?
• Erfassen Sie Geschäftsvorfälle zeitnah (i. d. R. innerhalb von 10 Tagen)?
• Werden digitale Belege regelmäßig und vollständig an die Buchhaltung übergeben?

Scannen und Speichern

• Scannen Sie Belege in guter Qualität (mind. 300 dpi, lesbar)?
• Speichern Sie Belege in einem unveränderbaren Format (z. B. PDF/A, TIFF)?
• Nutzen Sie DSGVO-konforme Cloud-Lösungen mit Servern in der EU?
• Sind nachträgliche Änderungen an Belegen technisch ausgeschlossen oder dokumentiert?

Archivierung und Zugriff

• Halten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ein (in der Regel 10 Jahre)?
• Können Sie Belege bei einer Betriebsprüfung schnell und vollständig bereitstellen?
• Sind Ihre digitalen Unterlagen gegen Verlust und Manipulation geschützt (z. B. durch Backups)?
• Unterstützt Ihre Software den GoBD-konformen Export (z. B. für IDEA)?

Verfahrensdokumentation

• Haben Sie eine schriftliche Beschreibung Ihrer buchhalterischen Prozesse?
• Ist dokumentiert, wer für welche Aufgaben in der Buchhaltung verantwortlich ist?
• Gibt es eine Übersicht über eingesetzte Software, Apps und Systeme?
• Werden Änderungen an Abläufen oder IT-Systemen dokumentiert?

Kontrollen und Nachvollziehbarkeit

• Prüfen Sie regelmäßig, ob alle Belege vollständig und korrekt erfasst sind?
• Führen Sie Plausibilitätsprüfungen durch (z. B. bei Steuersätzen oder Buchungslogik)?
• Gibt es Änderungsprotokolle für Buchungen oder digitale Belege?

E-Rechnung und Zukunftssicherheit

• Können Sie ab 2025 strukturierte E-Rechnungen empfangen (z. B. ZUGFeRD, XRechnung)?
• Ist Ihre Software in der Lage, diese Formate zu verarbeiten und zu archivieren?
• Sind Ihre Prozesse auf die kommenden Pflichtregelungen vorbereitet (inkl. Übergangsfristen)?

GoBD-Konformität leicht gemacht

Eine GoBD-Verfahrensdokumentation ist kein bürokratisches Monster, sondern Ihr Schutzschild gegen Ärger mit dem Finanzamt. Indem Sie typische Stolpersteine wie fehlende Dokumentation oder falsches Scannen vermeiden, machen Sie Ihre Buchhaltung rechtssicher und effizient. Brauchen Sie Unterstützung? Kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular.

Bildquelle: Bild generiert mit DALL·E