Die Ablage wächst schneller als Sie hinterherkommen? Wer träumt da nicht davon, einfach alles einzuscannen und das Original zu entsorgen. Die gute Nachricht: Das geht – wenn Sie ein paar Regeln beachten! Wir erklären, wie ersetzendes Scannen funktioniert und wann Sie Ihre Papierbelege guten Gewissens loswerden können.

Was bedeutet „ersatzloses Scannen“?

Das sogenannte ersatzlose Scannen ist der Schlüssel, um Papierbelege legal in den Papierkorb zu befördern. Nach den GoBD dürfen Sie Papierbelege vernichten, wenn Sie sie korrekt digitalisiert haben. Das heißt: Der gescannte Beleg muss genauso aussagekräftig sein wie das Original, und Sie müssen nachweisen können, dass Ihre Prozesse rechtssicher sind.

Aber keine Panik – mit den richtigen Tools und ein bisschen Organisation ist das machbar. Lassen Sie uns klären, welche Belege Sie entsorgen dürfen und wie.

Welche Belege dürfen nach dem Scan vernichtet werden?

Die gute Nachricht: Die meisten steuerrelevanten Belege, wie Rechnungen, Quittungen oder Kontoauszüge, dürfen nach dem Scannen vernichtet werden, wenn Sie die GoBD-Anforderungen erfüllen. Dazu gehören typische Dokumente wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassenzettel oder Zahlungsbelege.

Aber Vorsicht: Es gibt Ausnahmen. Manche Belege, wie notarielle Urkunden, Grundbuchauszüge oder Dokumente mit rechtlicher Bedeutung (z. B. Arbeitsverträge), müssen oft im Original aufbewahrt werden. Wenn Sie unsicher sind, ob ein Beleg entsorgt werden darf, fragen Sie am besten Ihre Steuerkanzlei.

Damit Sie Belege nach dem Scannen entsorgen dürfen, müssen Sie ein paar Regeln beachten. Keine Sorge, es ist einfacher, als es klingt.

Was heißt „GoBD-konform scannen“?

Damit Ihre gescannten Belege das Finanzamt überzeugen, müssen Sie diese Anforderungen erfüllen:

• Vollständigkeit: Der Beleg muss alle Pflichtangaben enthalten (z. B. Rechnungsnummer, Datum, Steuerbetrag).

• Lesbarkeit: Das gescannte Dokument muss klar und gut lesbar sein (mindestens 300 dpi empfohlen).

• Unveränderbarkeit: Die Datei darf nicht nachträglich bearbeitet werden können. Viele Tools wie DATEV oder DocuWare sichern das automatisch.

• Nachvollziehbarkeit: Sie brauchen eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Sie scannen, speichern und archivieren.

• Aufbewahrungsfristen: Auch digitale Belege müssen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert werden. 

Unser Tipp: Nutzen Sie Software wie DATEV, lexoffice oder WISO Mein Büro. Diese Tools sind GoBD-konform und machen das Scannen und Archivieren super einfach.

Schritt-für-Schritt: So scannen Sie rechtssicher

Schritt 1: Geeignete Hardware/Software wählen

Der erste Schritt ist die Wahl der passenden Hardware und Software. Für den Einstieg reicht ein solider Scanner oder eine App wie Scanbot oder Adobe Scan völlig aus. Wichtig ist aber: Die archivierten Belege müssen immer GoBD-konform gespeichert werden. Lösungen wie DATEV Unternehmen online bieten diese Anforderungen standardmäßig mit an und erleichtern so die Umsetzung.

Schritt 2: Belege scannen

Beim Scannen selbst kommt es auf die Qualität an: Die Belege sollten gut lesbar und nicht verschwommen sein. Ideal ist der Einsatz von OCR-Technologie (Texterkennung), um die Daten automatisch auszulesen und so die Weiterverarbeitung zu erleichtern.

Schritt 3: Belege digital speichern

Die digitalisierten Belege speichern Sie anschließend in einem unveränderbaren Format, zum Beispiel als PDF/A. Achten Sie darauf, eine sichere, DSGVO-konforme Cloudlösung zu verwenden mit Serverstandort in der EU.

Schritt 4: Verfahrensdokumentation erstellen

Wichtig ist auch eine Verfahrensdokumentation: Darin halten Sie fest, wie der Scanprozess abläuft – zum Beispiel, welche Software Sie verwenden, wer scannt und in welchem Rhythmus. Wir helfen Ihnen dabei.

Schritt 5: Papier entsorgen

Dann darf endlich aussortiert werden. Sobald der Scan geprüft und archiviert ist, können Sie die Papierbelege datenschutzkonform vernichten (z. B. mit einem Aktenvernichter).

Digitale Buchhaltung

Ersatzloses Scannen ist ein perfektes Beispiel, wie digitale Buchhaltung Ihr Leben erleichtert. Mit Tools wie DATEV, WISO oder sevDesk können Sie Belege direkt per App scannen, automatisch kategorisieren und an Ihre Steuerkanzlei übermitteln. Die Software prüft oft schon, ob alle Pflichtangaben (z. B. Rechnungsnummer oder Steuer-ID) vorhanden sind, und warnt bei Fehlern.

So sparen Sie nicht nur Platz, sondern auch Zeit, weil die Daten direkt für die Umsatzsteuervoranmeldung oder Steuererklärung bereitstehen. Ihre Steuerkanzlei kann in Echtzeit auf Ihre Belege zugreifen, was die Zusammenarbeit noch einfacher macht.

Kurz: Mit digitaler Buchhaltung wird das Scannen und Verwalten von Belegen zum Kinderspiel, und Sie sind bestens für die Zukunft gerüstet.

Weg mit dem Papier, aber richtig!

Ersatzloses Scannen ist Ihr Ticket zu einem aufgeräumten Büro und einer stressfreien Buchhaltung. Wenn Sie die GoBD-Regeln einhalten, dürfen Sie fast alle Belege nach dem Scannen entsorgen. Haben Sie Fragen oder brauchen Sie Hilfe beim Umstieg auf digitale Buchhaltung? Kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular.

Bildquelle: Bild generiert mit DALL·E