Stellen Sie sich vor: Eine Betriebsprüfung steht an, und der Prüfer fragt nach Ihrem internen Kontrollsystem (IKS). Sie denken: IKS? Was soll das denn sein? Ein steuerliches IKS klingt zwar nach trockener Bürokratie, ist aber Ihr bester Freund, um Ihre Buchhaltung rechtssicher zu gestalten und Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden. Wir erklären, was dahinter steckt.

Was ist ein steuerliches IKS?

Ein internes Kontrollsystem (IKS) sorgt im Hintergrund dafür, dass in Ihrer Buchhaltung alles seine Ordnung hat. Es besteht aus Prozessen und Maßnahmen, die sicherstellen, dass Ihre steuerlichen und buchhalterischen Daten korrekt, nachvollziehbar und GoBD-konform sind.

Kurz gesagt: Ein IKS hilft Ihnen, Fehler zu vermeiden, Betriebsprüfungen zu bestehen und Ihre Finanzen im Griff zu haben.

Ein steuerliches IKS umfasst Dinge wie:

• Kontrolle von Belegen: Sind alle Rechnungen korrekt erfasst und archiviert?

• Prozessdokumentation: Können Sie nachweisen, wie Ihre Buchhaltung organisiert ist?

• Fehlerprävention: Werden beispielsweise falsche Umsatzsteuerbeträge frühzeitig erkannt?

Mit einem IKS zeigen Sie dem Finanzamt: „Alles unter Kontrolle!“

Wer braucht ein steuerliches IKS?

Die kurze Antwort: Fast jedes Unternehmen. Aber es gibt ein paar Gruppen, die besonders davon profitieren:

• Mittelständische Unternehmen: Wenn Sie viele Transaktionen haben, sorgt ein IKS für Ordnung und minimiert Fehler.

• Unternehmen mit digitaler Buchhaltung: Tools wie DATEV oder sevDesk machen die Einrichtung eines IKS einfacher, aber Sie müssen die Prozesse richtig definieren.

• Firmen mit Betriebsprüfungen: Ein IKS schafft Transparenz und zeigt Prüfern, dass Ihre Buchhaltung strukturiert, nachvollziehbar und revisionssicher organisiert ist.

• Selbstständige mit komplexer Buchhaltung: Wenn Sie z. B. international tätig sind oder viele Rechnungen verwalten, hilft ein IKS, den Überblick zu behalten.

Seit die GoBD strenger geworden sind, wird ein IKS immer wichtiger – besonders, wenn Sie digital arbeiten.

Warum lohnt sich ein IKS?

Ein steuerliches IKS ist mehr als nur ein Häkchen für die GoBD. Es macht Ihre Buchhaltung effizienter und sicherer. Mit klaren Prozessen sparen Sie Zeit, weil Sie weniger Korrekturen machen müssen oder Nachfragen vom Finanzamt klären. Fehler wie falsche Steuerbeträge oder fehlende Belege werden frühzeitig erkannt, was Ihnen teure Nachzahlungen erspart.

Außerdem sind Sie bestens für Betriebsprüfungen vorbereitet, weil alle Daten nachvollziehbar und gut organisiert sind. Auch wenn ein IKS gesetzlich nicht verpflichtend ist, wird es gerade bei digitaler Buchführung faktisch erwartet.

Kurz: Ein IKS gibt Ihnen die Sicherheit, dass Ihre Buchhaltung stimmt, und lässt Sie entspannter schlafen.

Wie richten Sie ein IKS ein?

Ein IKS aufzubauen ist einfacher, als Sie vielleicht denken, besonders wenn Sie digitale Tools nutzen.

1. Prozesse analysieren: Schauen Sie sich Ihre aktuelle Buchhaltung an. Wie erfassen Sie Belege? Wie läuft die Umsatzsteuervoranmeldung? Wo gibt es Fehlerquellen?

2. Digitale Tools nutzen: Software wie DATEV Unternehmen online, lexoffice oder WISO Mein Büro hilft Ihnen, Belege GoBD-konform zu scannen, zu archivieren und zu prüfen. Viele Tools haben eingebaute Kontrollmechanismen, z. B. für doppelte Buchungen.

3. Verfahrensdokumentation erstellen: Beschreiben Sie, wie Ihre Buchhaltung organisiert ist – von der Belegerfassung bis zur Steuererklärung.

4. Kontrollen einbauen: Richten Sie z. B. automatische Plausibilitätsprüfungen ein (z. B. „Stimmen die Umsatzsteuerbeträge?“).

5. Mitarbeiter schulen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, wie die Prozesse laufen, und die Software richtig nutzt.

6. Regelmäßig prüfen: Überprüfen Sie Ihr IKS jährlich, um es an neue gesetzliche Anforderungen (z. B. E-Rechnungspflicht) anzupassen.

Wir helfen Ihnen, ein maßgeschneidertes IKS aufzubauen, das zu Ihrem Unternehmen passt.

Was passiert, wenn Sie kein IKS haben?

Ohne IKS wird die Buchhaltung oft unnötig kompliziert. Bei einer Betriebsprüfung könnten fehlende Nachweise oder unklare Prozesse zu Nachfragen führen, die Zeit und Geld kosten. Fehler in der Buchhaltung, wie falsche Steuerbeträge, können Nachzahlungen nach sich ziehen.

Ein IKS erfordert zwar etwas Aufwand, aber es schützt Sie vor solchen Problemen und macht Ihre Buchhaltung zukunftssicher.

Ein IKS macht Ihr Leben leichter

Ein IKS ist kein Hexenwerk, sondern ein smarter Weg, um Ihre Buchhaltung sicher und effizient zu gestalten. Egal, ob Sie ein kleines oder ein mittelständisches Unternehmen leiten – mit einem IKS sind Sie auf der sicheren Seite. Mithilfe digitaler Tools wie DATEV oder lexoffice ist die Einrichtung zudem sehr einfach.

Brauchen Sie Hilfe? Kontaktieren Sie uns. Wir unterstützen Sie dabei, Ihr IKS aufzubauen und Ihre Buchhaltung fit für die Zukunft zu machen.

Bildquelle: Bild generiert mit DALL·E