ZUGFeRD oder XRechnung? Mit der E-Rechnungspflicht stehen Sie vor der Wahl, und wir wissen: Das kann verwirrend sein. Aber keine Panik – die beiden Formate sind einfacher, als sie klingen. Wir erklären, was ZUGFeRD und XRechnung ausmacht, wo die Unterschiede liegen und welches Format für Ihr Unternehmen am besten passt.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Das heißt, Ihre Buchhaltung muss bereit sein, strukturierte E-Rechnungen (z. B. im XML-Format) zu verarbeiten.

Für die Ausstellung von E-Rechnungen gibt es Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 dürfen Sie für Umsätze aus 2025 und 2026 noch PDF- oder Papierrechnungen nutzen, und bis Ende 2027 gibt es Erleichterungen für kleinere Unternehmen. Ab 2028 müssen aber alle B2B-Rechnungen elektronisch sein. Mehr zu den Übergangsregelungen lesen Sie hier.

ZUGFeRD und XRechnung sind die gängigsten Formate, die die EU-Norm EN 16931 erfüllen. Aber wie unterscheiden sie sich, und welches ist für Sie das richtige?

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Hybrid-Format, das zwei Welten vereint:

• PDF für Sie und Ihre Kunden: Eine Rechnung, die Sie wie gewohnt lesen können.

• XML für Maschinen: Strukturierte Daten, die Ihre Buchhaltungssoftware (z. B. DATEV oder sevDesk) automatisch verarbeiten kann.

ZUGFeRD gibt es in verschiedenen Profilen (z. B. „Basic“, „Comfort“, „Extended“), je nachdem, wie detailliert Ihre Rechnungen sein sollen. Es ist wie ein Multitool: flexibel und für viele Betriebe geeignet, egal ob Einzelunternehmer oder Mittelstand.

Vorteile von ZUGFeRD:

• Einfach für den Einstieg: Das PDF ist vertraut, und Ihre Kunden können die Rechnung auch ohne XML-fähige Software lesen.

• Flexibel: Funktioniert für einfache und komplexe Rechnungen.

• Weit verbreitet: Viele Programme wie lexoffice oder WISO unterstützen ZUGFeRD.

Nachteile:

• Die Einrichtung kann etwas komplexer sein, wenn Sie die XML-Daten voll ausschöpfen wollen.

• Nicht alle Kunden nutzen die XML-Daten, was den Automatisierungsvorteil einschränken kann.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist das Standardformat für den öffentlichen Sektor. Es ist ein reines XML-Format, das speziell für die Anforderungen von Behörden entwickelt wurde und der EU-Norm EN 16931 entspricht. Seit 2020 ist es für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber Pflicht.

Vorteile von XRechnung:

• Pflicht für Behörden: Wenn Sie mit dem öffentlichen Sektor arbeiten, ist XRechnung unverzichtbar.

• Schlank und standardisiert: Nur strukturierte Daten, die schnell verarbeitet werden können.

• GoBD-konform: Erfüllt alle rechtlichen Anforderungen für Ihre digitale Buchhaltung.

Nachteile:

• Keine visuelle Rechnung: Ohne passende Software sieht die Rechnung wie Code aus, was für kleinere Kunden ungewohnt sein kann.

• Weniger flexibel: Eignet sich weniger für komplexe Rechnungen mit vielen Zusatzinformationen.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Der direkte Vergleich

Welches Format ist für Sie das richtige?

Die Wahl hängt von Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden ab:

• Sind Sie Selbstständiger oder betreiben ein kleines Unternehmen? ZUGFeRD ist ideal, da es einfach zu handhaben ist und Ihre Kunden die Rechnung auch ohne spezielle Software lesen können. Tools wie sevDesk oder FastBill machen die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen super einfach.

• Arbeiten Sie mit Behörden? Dann ist XRechnung Pflicht. Öffentliche Auftraggeber verlangen dieses Format, und Software wie DATEV Unternehmen online unterstützt Sie dabei.

• Wollen Sie flexibel bleiben? ZUGFeRD ist vielseitig und erfüllt die Anforderungen der E-Rechnungspflicht, besonders während der Übergangsfristen bis 2026/2027.

Unser Tipp: Viele Tools erlauben es Ihnen, je nach Kunde zwischen ZUGFeRD und XRechnung zu wechseln. So sind Sie für alle Szenarien gewappnet!

So setzen Sie ZUGFeRD oder XRechnung um

1. Prüfen Sie Ihre Software: Tools wie DATEV, lexoffice oder WISO unterstützen beide Formate. Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware die Empfangspflicht erfüllt. Wir beraten Sie gerne zur passenden Lösung.

2. Richten Sie Ihre Prozesse ein: Sorgen Sie für GoBD-konforme Prozesse, z. B. durch eine Verfahrensdokumentation.

3. Testen Sie mit Ihren Kunden: Probieren Sie beide Formate aus, um zu sehen, was für Ihre Kunden am besten funktioniert.

4. Nutzen Sie die Übergangsfristen: Bis Ende 2026 können Sie für Umsätze aus 2025/2026 noch PDF- oder Papierrechnungen ausstellen. Nutzen Sie die Zeit, um Ihre Systeme fit zu machen

Was passiert, wenn Sie nicht umstellen?

Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können, sonst riskieren Sie Probleme bei der Umsatzsteuervoranmeldung. Bei der Ausstellung haben Sie bis Ende 2026 (für Umsätze aus 2025/2026) oder sogar bis Ende 2027 (für kleinere Unternehmen) Zeit, aber spätestens 2028 müssen alle B2B-Rechnungen elektronisch sein. Wer nicht rechtzeitig umstellt, riskiert, dass Rechnungen abgelehnt werden.

Mit ZUGFeRD und XRechnung gut gerüstet

ZUGFeRD oder XRechnung? Beide Formate sind Ihre Eintrittskarte in die digitale Buchhaltung. ZUGFeRD ist der flexible Allrounder für Unternehmen, während XRechnung für den öffentlichen Sektor unverzichtbar ist.

Mit der Empfangspflicht ab 2025 und den Übergangsfristen für die Ausstellung bis 2026/2027 haben Sie jetzt die Chance, Ihre Prozesse zukunftssicher zu gestalten. Wir helfen Ihnen, die richtige Software auszuwählen und Ihre Buchhaltung fit für die E-Rechnungspflicht zu machen. Kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular.

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