Zugegeben: Die Verfahrensdokumentation zählt nicht zu den Lieblingsthemen in der Buchhaltung. Viele Unternehmen schieben sie vor sich her. Dabei ist sie gar nicht so kompliziert. Hat man sie einmal ordentlich erstellt, muss man sie nur noch bei Änderungen aktualisieren. Und im Ernstfall, etwa bei einer Betriebsprüfung, schützt sie vor unnötigem Ärger. Wir klären auf.
Was ist eine GoBD-Verfahrensdokumentation?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind die Regeln des Finanzamts für Ihre Buchhaltung. Eine Verfahrensdokumentation ist im Kern eine Beschreibung, wie Sie Ihre Buchhaltungsprozesse organisieren, sprich eine Gebrauchsanweisung für Ihre Buchhaltung.
Warum ist das wichtig? Ohne Verfahrensdokumentation riskieren Sie, dass das Finanzamt Ihre Buchhaltung bei einer Prüfung nicht anerkennt. Das kann zu Nachforderungen und viel Stress führen. Mit einer Verfahrensdokumentation beweisen Sie, dass Ihre Prozesse nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar sind.
Die gute Nachricht: Mit digitaler Buchhaltung und Tools wie DATEV, sevDesk oder lexoffice ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation einfacher, als Sie denken. Sie beschreibt, wie Sie Belege scannen, speichern, verarbeiten und archivieren, und zeigt dem Finanzamt, dass Sie alles im Griff haben.
Wer braucht eine GoBD-Verfahrensdokumentation?
Kurz gesagt: Jeder, der eine Buchhaltung führt. Ob Selbstständiger, kleines Unternehmen oder mittelständischer Betrieb: Wenn Sie Belege digitalisieren, elektronische Rechnungen erstellen oder Cloud-Tools nutzen, ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht. Die GoBD machen keine Ausnahmen, und bei einer Betriebsprüfung wird der Prüfer genau danach fragen.
Besonders wichtig ist die Verfahrensdokumentation für:
- Unternehmen, die ersatzloses Scannen nutzen, um Papierbelege zu entsorgen.
- Firmen mit digitaler Buchhaltung, die Tools wie DATEV Unternehmen online oder WISO Mein Büro einsetzen.
- Unternehmen mit komplexen Prozessen, z. B. wenn mehrere Mitarbeiter an der Buchhaltung beteiligt sind.
- Alle, die zur Ausstellung von E-Rechnungen verplfichtet sind, da diese ebenfalls GoBD-konforme Prozesse erfordert.
Ohne Verfahrensdokumentation riskieren Sie, dass Ihre digitale Buchhaltung nicht als rechtssicher anerkannt wird.
Was gehört in eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation ist keine „Rocket Science“, aber sie muss alle relevanten Prozesse abdecken. Sie sollte so detailliert sein, dass ein Außenstehender (beispielsweise ein Prüfer des Finanzamts) Ihre Buchhaltung nachvollziehen kann. Typische Inhalte sind:
- Beschreibung der Prozesse: Wie erfassen, scannen und speichern Sie Belege?
- Verwendete Software: Welche Tools nutzen Sie (z. B. sevDesk, lexoffice, DATEV)?
- Verantwortlichkeiten: Wer ist für welche Aufgaben zuständig (z. B. Buchhalter, Steuerkanzlei)?
- Technische Details: Wie stellen Sie sicher, dass Daten unveränderbar sind (z. B. PDF/A-Format)?
- Kontrollmechanismen: Wie prüfen Sie, ob Belege vollständig und korrekt sind?
- Archivierung: Wie und wo speichern Sie Ihre Daten, um die Aufbewahrungsfristen einzuhalten?
Wie erstellen Sie eine Verfahrensdokumentation?
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist einfacher, als Sie denken, besonders mit digitaler Buchhaltung.
Schritt 1: Prozesse analysieren
Schauen Sie sich an, wie Ihre Buchhaltung aktuell läuft. Wie erfassen Sie Belege? Wie übermitteln Sie Daten an Ihre Steuerkanzlei? Wo gibt es Schwachstellen?
Schritt 2: Software prüfen
Nutzen Sie Tools wie DATEV oder sevDesk? Diese bieten oft Vorlagen oder Funktionen, die GoBD-Konformität erleichtern. Prüfen Sie, ob Ihre Software unveränderbare Speicherung und Archivierung unterstützt.
Schritt 1: Dokumentation schreiben
Beschreiben Sie Ihre Prozesse in einer klaren Struktur (z. B. in Word oder einer Vorlage Ihrer Software). Geben Sie an, wer was macht, welche Tools genutzt werden und wie Sie Daten sichern.
Schritt 1: Kontrollen einbauen
Richten Sie automatische Prüfungen ein (z. B. in Ihrer Software) und lassen Sie Ihre Kanzlei regelmäßig Stichproben machen.
Schritt 1: Regelmäßig aktualisieren
Überarbeiten Sie Ihre Dokumentation jährlich, z. B. bei neuen gesetzlichen Anforderungen wie der E-Rechnungspflicht.
Beispielhafter Prozessablauf
Wenn Sie Belege mit einer App wie Scanbot oder der DATEV Scan-App erfassen, sollte Ihre Verfahrensdokumentation den gesamten Ablauf beschreiben. Das kann zum Beispiel so aussehen:
Sie scannen Ihre Eingangsrechnungen direkt nach Erhalt mit der Scan-App auf dem Smartphone. Die App speichert die Belege zunächst lokal und lädt sie anschließend automatisch oder manuell in einen definierten Cloud-Speicher oder direkt in DATEV Unternehmen online hoch. Dort werden die Belege mit dem zugehörigen Buchungsvorgang verknüpft und revisionssicher archiviert.
Im Anschluss erfolgt die Übertragung an Ihre Steuerkanzlei, entweder automatisiert über DATEV oder manuell durch einen Export. Die Kanzlei greift auf die Belege zu, prüft sie, nimmt die Buchung vor und verwendet die Daten ggf. für Ihre Umsatzsteuervoranmeldung oder EÜR/BWA.
In der Verfahrensdokumentation sollten Sie dazu z. B. angeben:
- Welche App Sie verwenden (Name, Version),
- Wo die Belege zwischengespeichert werden,
- Wie die Übertragung zur Buchhaltungssoftware erfolgt (manuell oder automatisch),
- Wer für welchen Schritt verantwortlich ist (z. B. Scannen: Geschäftsführung; Kontrolle: Kanzlei),
- Wie sichergestellt wird, dass Belege vollständig und unverändert bleiben (z. B. durch PDF/A-Format und Zugriffsbeschränkungen).
GoBD-konform ohne Stress
Eine GoBD-Verfahrensdokumentation ist der Schlüssel zu einer rechtssicheren und effizienten Buchhaltung. Sie zeigt, dass Sie Ihre Prozesse im Griff haben, und schützt Sie vor Problemen bei Betriebsprüfungen. Mit digitalen Tools ist es heute einfacher denn je, GoBD-konform zu arbeiten. Viele Softwareanbieter haben Standardmuster bereits in ihre Software integriert.
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Bildquelle: Bild generiert mit DALL·E
