Die Zeit der Papierberge in der Buchhaltung neigt sich dem Ende zu. Mit der verpflichtenden E-Rechnung ab 2025 verändert sich die Buchhaltung im Mittelstand grundlegend. Wer jetzt clever agiert, nutzt diese Veränderung nicht nur zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, sondern als Sprungbrett in eine digitale und effiziente Zukunft des Rechnungswesens.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist weit mehr als eine PDF-Datei per E-Mail. Es handelt sich um ein strukturiertes elektronisches Format, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Die Daten werden in einem standardisierten Format übermittelt, typischerweise als XML-Datei. Ein simples PDF-Dokument erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung nicht, da es keine strukturierten Daten enthält und nicht maschinell ausgelesen werden kann.
Wer ist betroffen?
Die Regelung betrifft alle inländischen Unternehmen, die steuerbare und steuerpflichtige Umsätze an andere inländische Unternehmen verkaufen oder erbringen. Ausgenommen sind steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und der Fahrkartenverkauf.
Welche E-Rechnungsformate gibt es?
XRechnung
Die XRechnung ist das verpflichtende Format für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie besteht aus strukturierten XML-Daten und erfüllt die Anforderungen der EU-Norm EN 16931. Dieses Format ermöglicht eine vollständig automatisierte Verarbeitung und stellt sicher, dass alle gesetzlich erforderlichen Rechnungsdaten enthalten sind.
ZUGFeRD
ZUGFeRD bietet einen hybriden Ansatz. Es kombiniert ein lesbares PDF-Dokument mit eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Daten. Dieses Format eignet sich besonders für den B2B-Bereich, da es sowohl die automatisierte Verarbeitung ermöglicht als auch eine visuelle Darstellung der Rechnung bietet. Die Flexibilität von ZUGFeRD macht es für verschiedene Geschäftsfelder attraktiv.
Zeitplan für die E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise:
- Ab 2025: Verpflichtender Empfang von E-Rechnungen
- 2025-2026: Übergangsphase mit parallelem Papier- und E-Rechnungsversand
- 2027: E-Rechnungspflicht für Unternehmen mit über 800.000 € Jahresumsatz
- Ab 2028: Verpflichtender E-Rechnungsversand für alle Unternehmen
Vorteile der E-Rechnung
Die Einführung der elektronischen Rechnung bringt für Unternehmen direkte Verbesserungen mit sich. Durch die strukturierten Datenformate werden Rechnungen automatisch erfasst und verarbeitet, was den manuellen Aufwand erheblich reduziert. Die Fehleranfälligkeit sinkt deutlich, da Tippfehler bei der Erfassung der Vergangenheit angehören.
Auch die Durchlaufzeiten verkürzen sich spürbar: Rechnungen können schneller geprüft, freigegeben und bezahlt werden. Die automatische Archivierung sorgt zudem für eine GoBD-konforme Aufbewahrung ohne zusätzlichen Aufwand.
Zeit für den nächsten Schritt
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist der ideale Zeitpunkt, die gesamte Buchhaltung auf den Prüfstand zu stellen. Denn wer seine Prozesse für elektronische Rechnungen modernisiert, kann mit überschaubarem Mehraufwand weitere Bereiche digitalisieren.
Digitales Belegmanagement als Fundament
Der erste logische Schritt über die E-Rechnung hinaus ist die Digitalisierung aller Belege. Moderne Scanning-Lösungen erfassen nicht nur Rechnungen, sondern alle Geschäftsdokumente automatisch. Ob Lieferscheine, Verträge oder Kassenbelege – alle Dokumente werden digital archiviert und sind per Mausklick verfügbar.
Automatisierte Zahlungsprozesse
Mit der digitalen Belegverarbeitung lässt sich auch der gesamte Zahlungsverkehr automatisieren. Das System erkennt Zahlungsbedingungen und erstellt automatisch Zahlungsvorschläge unter Berücksichtigung von Skontofristen. Zahlungseingänge werden automatisch den offenen Posten zugeordnet, und das Mahnwesen läuft weitgehend automatisiert ab.
Banking und Cash Management
Die Integration des Online-Bankings in die Buchhaltung schafft weitere Synergien. Kontoauszüge werden automatisch abgeholt und verbucht. Das System gleicht Zahlungseingänge mit offenen Posten ab und erkennt wiederkehrende Buchungen. Die Liquiditätsplanung wird durch Echtzeitdaten und automatische Forecasts präziser und verlässlicher.
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Die durchgängige Digitalisierung vereinfacht auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erheblich. Belege müssen nicht mehr physisch transportiert werden, sondern stehen sofort digital zur Verfügung. Rückfragen können anhand der digitalen Dokumente schnell geklärt werden. Der Jahresabschluss wird effizienter, da alle Unterlagen digital vorliegen und leicht zugänglich sind.
Der richtige Zeitpunkt ist jetzt
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ist der ideale Anlass, die gesamte Buchhaltung zu modernisieren. Unternehmen, die jetzt handeln, können den Umstellungsprozess systematisch angehen und die Digitalisierung Schritt für Schritt umsetzen. Das reduziert nicht nur den Implementierungsaufwand, sondern ermöglicht auch eine schnellere Amortisation der Investitionen.
Nutzen Sie die Chance der E-Rechnungsumstellung für eine umfassende Modernisierung Ihrer Buchhaltung. Wir unterstützen Sie dabei und zeigen Ihnen, wie Sie die Digitalisierung für Ihr Unternehmen gewinnbringend gestalten können. Kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular.
